Auditoría de tiempos y sistema de actividades y rendimiento

El tiempo es una consecuencia del proceso y del método operatorio y por tanto va estrechamente ligado a los mismos, variaciones de los procesos y métodos implican una variación del tiempo.

El diseño y la implantación de un sistema de medición de tiempos en una organización serán consecuencia de los procesos, tipos de productos y servicios que se ofrecen, del tamaño y la estructura de la organización, así como de los propios objetivos de la empresa, y en ocasiones pueden coexistir diferentes metodologías que dan respuesta a las diferentes necesidades de las áreas. La contabilidad de tiempos puede permitir la aplicación óptima del ciclo de control, gestión y seguimiento PDCA.

No es propósito de este documento proporcionar una uniformidad en la estructura de los sistemas de medición de tiempos, sino de proporcionar una sistemática que permita la fiabilidad y trazabilidad de estas medidas en las diferentes fases de un proceso, siempre y cuando se basen en las buenas practicas del sector y en sistemas internacionalmente reconocidos.

La norma ISO 9001:2000 promueve la adopción de una gestión enfocada a procesos con el objetivo de mejorar la eficacia de la gestión para dar cumplimiento a los requisitos del cliente, sin embargo, entre los requisitos de la norma no se contempla el tiempo, su medida, asignación a procesos o determinación.

De la misma manera que la norma ISO 9001 asegura la fiabilidad y trazabilidad de las medidas de otras características del proceso, se debería tener también en cuenta la fiabilidad y trazabilidad de las medidas del tiempo. Es importante que la determinación de tiempo se desarrolle de manera cuidadosa y estructurada.

El propósito de este documento es establecer unas guías que garanticen que los tiempos que se asignan a las diferentes fases de un proceso tengan la precisión adecuada basándose en sistemas reconocidos.

Objeto y campo de aplicación

El objetivo de este documento es proporcionar una sistemática para establecer los tiempos asociados a procesos, de tal manera que se pueda asegurar su fiabilidad y trazabilidad. Los tiempos de los procesos se tienen que asignar de acuerdo a una metodología internacionalmente reconocida que tiene que ser fruto de un estudio hecho por técnicos formados y cualificados. Puede aplicarse a cualquier actividad o proceso de la empresa. El documento no propone la adopción de un determinado método de medición de tiempos

Glosario y definiciones

• Proceso: una acción que utiliza recursos y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso.
• Trabajo: actividades realizadas total o parcialmente por personas con finalidad productiva.
• Actividad o ritmo de trabajo: es la relación entre el ritmo de trabajo observado al hacer la medición y el ritmo de trabajo considerado normal o tipo.
• La medición del trabajo con reloj o cronometro idealmente debería hacerse a un trabajador calificado promedio. Pero no siempre se puede medir una tarea con un trabajador calificado promedio, y aunque se pudiera, le ocurriría como a todos los hombres, que no trabajan igual día tras día y ni siquiera minuto tras minuto. Por tanto la persona que hace la medición debe evaluar el ritmo de trabajo del operario que observa y situarlo con relación a un ritmo normal o tipo de una escala de valoración.
• Si los tiempos se obtienen de tablas, hay que indicar a que actividad y escala de valoración vienen los datos de las tablas.
• Escala de Valoración de Actividad: Serie de índices numéricos atribuidos a los diversos ritmos de trabajo. Actualmente hay varias escalas de valoración. Las más corrientes son la 100-133, la 60-80 y la 75-100. Las escalas son lineales
• Suplementos: Como suplemento se entiende la cantidad de tiempo que se necesita durante la jornada o turno por motivos ajenos a la voluntad o control del trabajador y que debe adicionarse al tiempo de los elementos del trabajo medidos.
• Los suplementos necesarios pueden ser: debidos a las personas. Aunque se haya ideado el método más práctico y eficaz, la tarea continuará exigiendo esfuerzo humano por lo que hay que prever periodos de recuperación para compensar la fatiga. Debe preverse asimismo un suplemento para que el trabajador pueda ocuparse de sus necesidades personales. Y debidos al trabajo y / u organización (contingencias, interferencias de máquina, imprevistos inevitables etc.)
• Coeficiente de fatiga: factor para calcular el suplemento destinado a compensar los efectos fisiológicos o psicológicos causados por la ejecución de un determinado trabajo en determinadas condiciones.
• Tiempo máquina: Tiempo durante el cual la máquina funciona, generalmente sin intervención del operario (ciclo automático)
• Maquina Parada: Tiempo durante el cual la máquina no funciona, por ejemplo mientras el operario cambia la pieza realizada por otra nueva
• Método operatorio: es el modo como se efectúa el trabajo a medir. Si el trabajo lo efectúan únicamente personas, se compondrá de un conjunto de movimientos. Si intervienen máquinas el trabajo se desarrollará en función de determinadas condiciones técnicas, (velocidades de giro, de avance, temperatura, carreras por minuto, etc.) que hay que registrar. Hay tipos de trabajo en los que el resultado depende en parte de la persona y en parte de la tecnología del proceso (por ejemplo pintar, soldar etc.).
• Si hay instrucciones de trabajo deben corresponder con el método registrado
• Unidad de tiempo: Los tiempos se expresan generalmente en unidades horarias (hora o fracciones sexagesimales o centesimales de hora,) que hay que indicar en el resultado del estudio.
• Sistema de medición: La medición se puede realizar midiendo directamente el tiempo con un dispositivo de precisión adecuada (reloj o cronometro), o bien midiendo los factores que influyen en el tiempo (distancias, esfuerzos, precisión de los movimientos, parámetros del trabajo etc. ) y aplicando los valores correspondientes de tablas previamente establecidas. Si el tiempo no se mide sino que se da por estimación o analogía hay que indicarlo.
• Tiempo normal: tiempo que se tardaría realizando el trabajo a actividad normal
• Tiempo tipo: Si al tiempo normal se le añaden los suplementos correspondientes tendremos un valor que las personas pueden conseguir como promedio en una jornada o turno. Por tanto, el tiempo normal más los suplementos ya no representa una cantidad de tiempo sino una cantidad de trabajo. La cantidad de trabajo correspondiente a la realización del trabajo a ritmo normal es el tiempo tipo.
• Tiempo observado: El que se tarda en ejecutar un elemento o combinación de elementos según lo indica una medición directa.
• Actividad observada: La apreciada por la persona que hace la medición durante la ejecución de un elemento del trabajo. Puede variar de pieza a pieza y de elemento a elemento para una misma pieza
• Estándares: Standard: Norma que permite el buen funcionamiento y la buena organización de un puesto en un momento dado
• Medición de trabajo: Aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador cualificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándola según un método operatorio preestablecido.
• Precisión: La medición debería tener una precisión previamente establecida y conocida, teniendo en cuenta que un tiempo de proceso generalmente es una variable estadística. La precisión determina el coste y debería determinar el método de medición.
• Perfil persona que efectúa la medición. Para que la medición tenga la precisión y fiabilidad requerida, la persona que la efectúa debe tener la formación y experiencia adecuadas.

Procedimiento Básico para el establecimiento de Tiempos en Procesos

El procedimiento básico para el establecimiento de tiempos que se propone en este documento costa de 6 fases, inspiradas en el procedimiento de la Organización Internacional del Trabajo, OIT.

• DEFINIR Y SELECCIONAR
  Definir o conocer el método operatorio, máquinas, personas, herramientas, materiales, condiciones y condiciones óptimas de herramientas y materiales

  Se debe conocer el sistema de análisis que se va a seguir, la escala de actividades elegida, la unidad de tiempo que se utilizará (horas, segundos, centésimas de minuto, diezmilésimas de hora, etc.) etc. En algunos casos, bien el propio método escogido, como el tipo de producción, puede marcar una determinada unidad de tiempo.

  También se debe asegurar que disponemos de los elementos necesarios para medir y que estos están lo suficientemente calibrados y contrastados (exactitud y precisión). Esta operación se debe adaptar al proceso de calibración de la organización (ISO 9001).

  En esta etapa también se debe definir el concepto de recuperación, descansos y mayoraciones aplicables (escalas de convenio, coeficientes de fatiga por peso, exceso de temperatura, ruido, etc.). En esta fase también se debe especificar si se requiere tiempo de mantenimiento de máquina.

  También es necesario conocer las unidades de medida del trabajo, (piezas, metros, kilogramos) que sean adecuadas para el proceso que están realizando, útiles para los análisis y comparables. Es necesario conocer también los perfiles de las personas, tanto de los analistas como de los operadores; se debe asegurar que tanto la formación, capacidad, habilidades son idóneas para el trabajo que se va a medir.

  Se escogerá el sistema de medición de tiempos más adecuado al trabajo que se va a medir.

  Antes de establecer los tiempos de procesos debe quedar muy claro que trabajo se van a medir.

  Debe existir una descripción e información documental de las distintas fases del proceso.Como generalmente no se medirá el tiempo de todo el proceso, hay que delimitar en qué parte del proceso o fase se efectuará la medición, indicando sus límites y alcance.

• REGISTRAR
  Como el resultado de la medición depende de las circunstancias en que se efectúa la parte del proceso u operación a medir, hay que registrar todos los datos relativos a las condiciones en que se realiza el trabajo, los métodos y a los elementos del mismo para tener constancia de lo que se va a medir. Generalmente hay que hacerlo por observación directa.

  Puede servir como regla mnemotécnica las 5 M (mano de obra, medio ambiente, método, maquinas, materiales).

  Por lo que respecta a la mano de obra, personas, se deben registrar las características de las personas que pueden influir en la medida de los tiempos.

  Con la denominación de medio ambiente estamos haciendo referencia a las condiciones de entorno.

  El método operatorio: es el modo como se efectúa el trabajo a medir.

  Maquinas y materiales necesarios, también deben ser registrados, y en particular las condiciones técnicas a que se han ajustado las máquinas ( velocidad, ciclos por minuto, avances etc.)

• EXAMINAR
  Hay que analizar / comprobar los datos registrados y el detalle de los elementos de la operación para verificar si se utilizan métodos y movimientos que son prácticos y eficientes y si es necesario, separar los elementos improductivos o extraños de los productivos.

  Si fuese necesario se modificará el método operatorio inicial para que el trabajo a medir tenga una eficiencia aceptable en función de los medios disponibles y su importancia económica.

• MEDIR
  Se medirá la cantidad de tiempo de toda la operación en estudio o de cada elemento de la misma, mediante la técnica más apropiado de medición. El sistema a emplear ya se habrá definido en la fase 1.
  En el caso de que el trabajo lo efectúen personas puede ser necesario apreciar la actividad a que se ha realizado cada elemento o pieza cuyo tiempo de realización se ha medido o estimar un valor de actividad promedio .
  Generalmente será necesario medir varias operaciones para tener un tiempo medio de precisión adecuada

  El resultado de esta fase nos dará tiempos medios observados y actividades medias estimadas que servirán de base para calcular el tiempo normal por elemento o por pieza.
  Los registros, las hojas u origen de los tiempos se deben conservar.

• COMPILAR
  En esta fase primero se ha de calcular el tiempo normal, es decir, el tiempo medio medido convertido a actividad normal.

  Después se procede a calcular el tiempo tipo determinando los suplementos necesarios (descansos, necesidades personales y otras justificadas) que hay que añadir al tiempo normal para tener el Tiempo Tipo.

• NOTIFICARHay que completar la información registrada en el punto 2 con la información referente a como se han calculado tiempos, suplementos etc. y publicar el resultado de la medición en las unidades pertinentes (tiempo por pieza, piezas hora etc.)

  Este tiempo debe registrarse en un documento donde se debe especificar las serie de tareas u operaciones a la que corresponde, así como cualquier incidencia que haya podido ocurrir durante la medición.

  El documento que contiene la información referente al trabajo estudiado, el resultado de la medición, la persona que lo ha efectuado, fecha y lugar del estudio etc., es el registro de cálculo de tiempo. Ha de servir de referencia para poder comprobar las circunstancias y resultado de la medición y permitir la trazabilidad del tiempo medido.

Elementos que intervienen en el establecimiento de tiempos

A continuación se expondrán los principales elementos que es necesario determinar o tener en consideración para poder establecer tiempos adecuadamente

1. Trabajo
   Se considera trabajo al conjunto de actividades que, al menos de forma parcial, realiza una persona con fines productivos. Para definir este concepto será necesario saber el tipo de producción, y si ésta se controla por turnos, por horas, por día; cual es la unidad de medida de la producción (piezas, metros, kilogramos, etc.); también será necesario conocer si para la realización del trabajo es necesaria la utilización de maquinas, cual es su plan de mantenimiento y las definiciones de tiempo máquina, máquina parada y maquina marcha. Interferencias, materiales, tipo de preparación del puesto de trabajo y máquina son también necesario para valorar el trabajo.

   El análisis del trabajo concentra su esfuerzo, por un lado sobre el individuo y por otro sobre los factores que en conjunto constituye el trabajo en sí, tales como finalidad del puesto, tareas asignadas, circunstancias y entorno que lo rodean, material a utilizar y sus características, conocimientos para el desempeño adecuado de las tareas, responsabilidad inherente al desarrollo de la actividad, condiciones ambientales, etc.

   De esta manera se consigue información para determinar la organización más adecuada del trabajo, y proporciona también información para la mejora del método de trabajo, mejoras técnicas y tecnológicas. Cualquier programa de mejora o cambio debería constar del estudio preliminar, propuesta, responsable, planificación de implantaciones y plazos previstos.

   La medición del trabajo es el primer objetivo en el estudio de tiempos, con el fin de reunir la información necesaria que nos permita eliminar los tiempos improductivos, mejorar los métodos de trabajo, y racionalizar el esfuerzo humano; y finalmente definir los tiempos óptimos que deberán ser asignados a la ejecución de las tareas. Además, la medición del trabajo, incide directamente en la planificación y control de la producción, en una mejor organización funcional de la empresa, y en las relaciones con los trabajadores.

2. Actividad
   Podemos definir la actividad como el ritmo de trabajo inversamente proporcional al tiempo empleado y que determina una cierta productividad. El nivel de actividad es función de varios factores:
   • El esfuerzo o voluntad de trabajar e interés por el rendimiento
   • La habilidad o la capacidad para seguir el método; ésta es una cualidad específica del trabajador
   • El grado de práctica y formación, tanto de conocimientos de tareas y responsabilidades como del manejo de máquinas
   • Las condiciones ambientales, entre las que se pueden incluir disposición del material y herramientas, como condiciones de luz, temperatura, ruido, etc
   • La escala de actividad determina la calificación de eficacia de diferentes niveles. Permiten deducir los grados de rendimiento y de productividad alcanzados
   • Una escala de actividad requiere de un punto de comparación que es el de la operación normal, o aquella realizada con un esfuerzo normal, en circunstancias normales, por un operario medio, normalmente entrenado. Este ritmo puede llevarse fácilmente un día tras otro, exigiendo un esfuerzo constante pero razonable. Existen diferentes escalas de actividades: Centesimal, BSI, Bedaux, MTM, REFA, work factor, etc
   • A efectos de este documento se consideran válidas todas aquellas reconocidas internacionalmente
3. Unidad de tiempo
   Los tiempos se expresan normalmente en unidades horarias o en fracciones tanto centesimales como sexagesimales. La unidad de tiempo se debe adaptar al tipo de producción, ha de ser útil y permitir la comparación.

   Las unidades de tiempo más usuales son: Horas, minutos, segundos, diezmilésimas de hora, cienmilésimas de hora (TMU) centésimas de minuto,

4. Unidad de trabajo
   Incluye el tiempo para una actividad determinada más los coeficientes de recuperación, etc

   Es valida sólo para un método determinado o especificado.

   Es consecuencia del método empleado, cualquier cambio de método hace que cambie la unidad de trabajo.

5. Sistema de medida
   Se emplearan los más adecuados al tipo de trabajo, método operatorio y proceso a medir.

   Los más conocidos son los siguientes.

   Por estimación, sistema de tiempo poco exacto

   Por datos normalizados, válidos sólo para una determinada empresa

   Sistema de tiempos predeterminados, aplicable a movimientos elementales definidos

   Por muestreo de trabajo

   Cronometraje

   En el estudio debe constar el método empleado así como su precisión, frecuencia de revisión y si ha habido alguna reclamación con el tiempo otorgado con este método

6. Método operatorio
   Descripción de todas y cada una de les operaciones que se ejecutan en el puesto de trabajo (detalle de montajes, ajustes, inspecciones, verificaciones, etc.).

   Descripción si se trata de una línea, célula o puesto de trabajo (detalle de los puestos que los componen)

   Hombre-Máquina–Entorno caracterizan básicamente el sistema de producción en una empresa, que deben ser integrados, buscando en todo momento el mayor rendimiento del mismo. La ergonomía concibe el uso de equipos capaces de causar menor fatiga al trabajador, trata del sistema ambiental y de las condiciones de seguridad

   Descripción de las condiciones ergonómicas del proceso o del puesto (situación del puesto, ubicación de las herramientas o máquinas, condiciones medioambientales, desplazamientos, etc.)

   Condiciones de seguridad y prevención de riesgos laborales. La seguridad es un elemento básico en toda organización. Las condiciones de seguridad afectan a personas, equipos, tareas y medio ambiente.

   El estudio se debería acompañar de un croquis del puesto de trabajo.

   Después de cualquier cambio en el sistema operatorio se deben revisar los tiempos asignados.

7. Descanso – Recuperación
   Hay una serie de factores que inciden en el cálculo de tiempo para cada actividad:
   • Tiempo base, deducido por estándares o medida directa
   • Factores de variación que tienen en cuenta las circunstancias concretas en las que se desarrolla la actividad
   • Factores individuales de las personas y características de las máquinas
   • Suplementos para actividades no propias del procesos, pero que intervienen alargando su duración

   Entre los factores de variación que pueden considerarse se encuentran:

   • Estado de los materiales con que se trabaja, particularmente su peso y calidad
   • Estado de la maquinaria o instrumental empleado
   • Condiciones ambientales como ruido, iluminación, temperatura, humedad, etc.
   • Condiciones de trabajo, como el estar sentado o de pie, disposición de los elementos manejados en el puesto, monotonía, tensión mental, etc.
   • Calidad exigida y precisión

   Los factores individuales modifican los tiempos de procesos. En el caso de máquinas se considera el modelo, su estado de conservación y mantenimiento. En el caso de las personas, la habilidad y grado de aprendizaje, el esfuerzo realizado y la fatiga.

   La fatiga es un estado de alarma de carácter fisiológico, consecuencia de un esfuerzo prolongado, o de un trabajo físico o intelectual intenso, y se manifiesta por lentitud y cierta falta de habilidad para seguir haciendo el trabajo.

   Sus efectos inciden en el cálculo de tiempos a través de un suplemento de tiempo que se adiciona como coeficiente al tiempo normal del ciclo de trabajo. El coeficiente de fatiga varía según las características del trabajo tales como, posición del cuerpo, esfuerzos dinamométricos, esfuerzo mental, concentración.

   En ocasiones, en lugar de aplicar un coeficiente de fatiga a los tiempos, se establecen pausas para la recuperación de las personas.

   Los suplementos varios que inciden en el cálculo de tiempos se deben entre otros a los siguientes aspectos personales: necesidades corporales, necesidades vitales, esperas, interrupciones en el trabajo, esperas de ordenes, interferencias con otros puestos de trabajo, ambiente, condiciones ambientales, iluminación ruido, polvo suciedad; condiciones atmosféricas, humedad, temperatura.

   En cualquier caso debe quedar claro que suplementos se aplican y en que condiciones son aplicables.

   La dependencia o interdependencia con otros puestos de trabajo debe quedar clara, debido a la incidencia que puede tener en tiempos de espera, etc. Así se debe identificar si se trata de puestos de trabajo autónomo, células de trabajo, trabajo en línea, y la interrelación con las diferentes fases.

8. Registro de cálculo de tiemposEl calculo de los tiempos, así como coeficientes que le aplican, aplicable a un determinado proceso debe quedar registrado.

   El registro de cálculo de tiempos debería tener una estructura en la que aparecieran al menos los siguientes apartados:

   • Numero del estudio
   • Fecha de realización
   • Nombre de la empresa
   • Denominación del puesto de trabajo, área o sección
   • Referencia de la pieza, conjunto o subconjunto
   • Denominación de la pieza, conjunto o subconjunto
   • Croquis del puesto de trabajo de trabajo
   • Lay-out de la línia
   • Descripción del método
   • Autor estudio
   • Revisado
   • Frecuencia de revisión del estudio de tiempo (fecha de la ultima medida realizada)